Les 9 meilleurs outils de télétravail indispensables pour collaborer à distance

Depuis quelques années, le monde du travail connait un réel changement avec notamment l’adoption du télétravail par les entreprises. Ce nouveau mode de travail a encore pris de l’ampleur avec l’avènement de la crise sanitaire du Covid-19 et les différents confinements qui en ont suivi. Ne pouvant plus se rendre dans les locaux de l’entreprise pour cause de confinement, les entreprises ont été contraintes d’autoriser leurs salariés à travailler à domicile afin de continuer par rester compétitives. Il existe aujourd’hui de nombreux outils conçus spécifiquement pour faciliter le travail à distance et aider ainsi les employés à rester productifs. Quels sont ces outils indispensables pour collaborer à distance ? C’est ce que nous vous invitons à découvrir dans cet article.

Les meilleurs outils de partage et de stockage de données

Le Cloud est aujourd’hui un outil incontournable pour le télétravail. Il fait partie des meilleures solutions de partage de données entre les membres d’une même équipe, car il permet d’éviter les pertes de temps dans l’envoi de documents membre par membre. C’est aussi un excellent moyen de stocker en toute sécurité les données en ligne. Chaque membre de l’équipe pourra facilement accéder à un document en tout temps. Voici donc pour vous les outils de stockage et de partage sécurisé des données en ligne les plus prisés du marché.

1- Google Drive

Google Drive est un outil de télétravail très pratique qui permet aux autres membres d’une équipe d’accéder et de modifier un contenu mis en ligne par l’un dans eux. L’intérêt de cet outil est qu’il permet à chaque membre d’avoir accès à un espace de stockage de 15 Go gratuit avec la possibilité d’utiliser gratuitement les autres outils bureautiques de Google. Cependant, il faut préciser que chaque membre doit nécessairement avoir un compte Google pour profiter de cet outil.

2- Dropbox

Dropbox est un outil qui permet aux utilisateurs de télécharger et de partager des fichiers (photos, vidéos, documents) vers le Cloud. Cet outil de travail collaboratif dispose également d’un écosystème de gestion de projets qui permet de gérer efficacement les tâches avec priorité ou à base d’un calendrier. L’un des avantages majeurs de cet outil est qu’il offre la possibilité aux utilisateurs de récupérer facilement les fichiers perdus. C’est le parfait outil pour mieux vous organiser et tenir informés vos autres collègues de votre travail. Contrairement à Google Drive, Dropbox ne met à la disposition de ses utilisations qu’un espace de stockage gratuit de 2 Go.

3- Microsoft OneDrive

Comme les précédents outils, Microsoft OneDrive permet la sauvegarde et le transfert des fichiers entre plusieurs membres d’une même équipe. Il est un facilitateur du travail collaboratif. C’est un outil qui vous éviter de devoir trimballer sur vous des clés USB. Rien qu’avec un ordinateur, vous pouvez créer un contenu, le mettre sur votre cloud et d’y accéder depuis n’importe quel autre appareil. Il vous donne également accès à toutes les modifications que vos autres collègues auront à apporter audit fichier. Microsoft One Drive est également disponible pour les appareils mobiles. Vous pouvez simplement télécharger son application pour accéder partout et à tout moment aux documents partagés sur le cloud.

Les meilleurs outils de visioconférence

Le travail collaboratif à distance nécessite parfois une discussion en direct entre membres d’une même équipe. Il existe aujourd’hui des applications qui vous permettent d’organiser des réunions d’équipe et de pouvoir communiquer sur l’état d’avancement du projet. Ce sont des applications de visioconférence qui permettent d’accueillir plusieurs participants, d’échanger des notes, d’enregistrer les réunions et de partager les écrans de travail. Voici donc pour vous les meilleurs outils de visioconférences du moment.

4- Google Meet

Google Meet est un excellent outil collaboratif de visioconférence gratuite mis sur le marché par le géant Google pour faciliter les échanges entre les membres d’une équipe. En effet, avec Google Meet, la réunion peut accueillir gratuitement jusqu’à 100 participants pour une durée maximum d’une heure. De plus, c’est l’une des plateformes de visioconférences les plus sécurisées du marché. En effet, l’outil permet d’inviter des participants à ladite réunion avec un code d’accès. Les participants peuvent donc être sereins que seuls ceux qui ont été invités participent à la réunion. Il embarque de nombreuses fonctionnalités comme la suppression du bruit par filtrage des bruits de fond. De plus, il faut noter que Google Meet permet aussi de sessions les participants en de petits groupes pendant la réunion afin d’être plus productif. Rappelons que chaque hôte de la réunion doit nécessairement avoir un compte Google pour y participer.

5- Skype

Voici l’un des outils de visioconférence les plus utilisés au monde pour organiser les réunions et séances de travail en ligne. Skype est simple et facile d’utilisation. Il est disponible gratuitement aussi bien avec sa version en ligne depuis un navigateur (Chrome ou Microsoft Edge) et sa version application que vous pouvez installer sur votre PC ou sur votre Smartphone. Cet outil offre la possibilité d’organiser des réunions de plusieurs heures (24 h) avec 100 participants en simultané. Il permet également aux participants d’enregistrer la séance et de la visionner plus tard.

6- Zoom

Contrairement à Skype, avec Zoom, vous devez nécessairement procéder à l’installation de l’application sur votre ordinateur ou Smartphone avant de l’utiliser. Tous les participants ne sont pas obligés d’avoir un compte, sauf l’organisateur de la conférence est tenue d’avoir un compte. L’outil collaboratif permet en effet de réunir autour d’une discussion près de 100 personnes pour la version gratuite et 1000 personnes pour la version payante. La durée maximum de la discussion est de 40 minutes. À l’image de Skype, vous avez la possibilité d’enregistrer les échanges pour un visionnage ultérieur. De même, cet outil permet le partage d’écran, la prise de note et bien d’autres.

Les meilleurs outils de gestion de projet

Le télétravail, surtout quand on travaille en équipe sur plusieurs projets avec la participation de différents intervenants, nécessite l’utilisation des outils de gestion de projet afin de mieux s’organiser. Ce sont des outils qui permettent aux participants dudit projet de travailler en symbiose et de livrer le travail dans les délais. Voici les outils de gestion de projet les plus prisés du moment.

7- Trello

Il s’agit d’une plateforme collaborative de gestion de projet facile d’utilisation. En effet, Trello est totalement gratuit et permet d’organiser tous les projets dans un seul et même espace. Il est très apprécié à cause de la facilité qu’il propose dans la gestion des projets et l’organisation des tâches. Pour cela, la plateforme propose des tableaux, des cartes et des listes pour disposer chaque tâche. Simple et intuitive, l’ergonomie de cette application repose sur un système de « A faire », « En cours », « Accompli ». De même, il faut noter que Trello propose également un système de notification à chaque fois qu’une tâche est accomplie.

8- Monday.com

Nous sommes en présence l’un des logiciels de gestion de projet les plus complets du marché. Il est livré avec un design simple, épuré et facile d’utilisation, ce qui le rend très adapté au télétravail. Monday permet au chef de projet de créer des tâches et de les assigner à différentes personnes. Il permet également au gestionnaire de fixer des deadlines, d’ajouter des alertes afin d’avoir une idée claire sur l’évolution des différentes tâches. Avec son tableau de bord, l’utilisateur peut facilement éditer les rapports de performance de toute son équipe.

9- Talkspirit

Talkspirit est une solution de télétravail tout-en-un qui révolutionne la communication d’équipe en entreprise. Développée en France, cette plateforme collaborative offre des fonctionnalités clés telles que le tchat, la visioconférence, les documents co-éditables en ligne, les checklists et les assignations de tâches. Elle permet également d’intégrer tous les collaborateurs, même ceux sans adresse e-mail professionnelle, favorisant ainsi l’inclusion de tous les membres de l’équipe. Avec un support client réactif et des données hébergées dans l’UE, Talkspirit offre une solution sécurisée et adaptée au travail à distance.