Messageries collaboratives gratuites : 7 outils pour travailler à distance

messageries collaboratives gratuites

L’épidémie ravageuse qu’est le Covid-19 a contraint nombreux pays à la fermeture des frontières afin de limiter les contacts physiques et réduire les risques de propagation. Par conséquent, de nombreuses entreprises se sont tournées vers le télétravail comme le moyen le plus sûr pour collaborer avec les partenaires et employés sans risque de contamination. Ainsi, le nombre d’utilisateurs des outils collaboratifs (boîtes mail, logiciels et applications collaboratifs) a explosé et vous en faites certainement partie. Alors, c’est le moment plus jamais de choisir l’une des meilleures messageries collaboratives gratuites que nous vous proposons à travers cet article.

Les meilleurs outils collaboratifs du moment

plateforme collaborative gratuite

Le système de collaboration à distance a été révélé dans la profondeur de son utilité par l’apparition du Covid-19. Alors, nous vous proposons d’adopter les moyens de messageries collaboratives suivantes pour rester actif dans votre domaine d’activité tout en étant protégé contre le virus du siècle :

1- Google Gmail

Gmail application travail collaboratif gratuit

Créé depuis 2004 par le géant Google, Gmail est l’une des boîtes de messageries les plus utilisées au monde. Il compte plus d’un milliard d’utilisateurs dépassant depuis 2012 ses concurrents Hotmail et Yahoo. La mise à jour de ses nombreuses fonctionnalités offre désormais une infinité de possibilités. En plus d’envoyer et de recevoir des messages gratuits, vous pouvez aussi profiter de sa barre latérale offrant des fonctionnalités complémentaires comme Google Calendrier, Google Keep, Google Tâches.   

Gmail est un travail technologique ayant permis à Google de rester leader et extrêmement compétitif dans son domaine. C’est sans doute un service de messagerie collaborative gratuite inéluctable et conseillé proposant des fonctions qui vont au-delà de vos attentes. 

2- Asana

Asana productivité

Meilleur pour la gestion de projet avec ses intégrations pratiques, ce moyen de messagerie collaboratrice gratuit existait depuis 2008. Il est l’un des anciens du domaine des messageries collaboratives. Ce n’est pas pour rien qu’il est adopté par nombreuses entreprises (Intel, Uber, Printerest, TED…) comme le principal moyen de coopération. Asana est la meilleure solution de collaboration en entreprise car il permet de suivre le travail des employés grâce à :

  • une interface visuellement captivante, une version freemium et une fonction glisser-déposer pour un travail très facile
  • la création et l’attribution de tâches pour les projets sous forme de listes ou tableaux
  • la définition des rappels pour les échéances à venir et l’envoi des demandes à des collègues
  • la fonction de recherche permettant de localiser rapidement les travaux passés
  • une certication SOC 2 Type II et l’intégration de nombreuses applications (Tableau, Office 365, Slack, Power BI…)
  • des espaces de travail multiples et plusieurs versions mobiles (Android et iOS)
  • une automatisation simplifiant le processus, ce qui offre un gain de temps et une réduction des marges d’erreurs

3- Microsoft Outlook

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook comme la meilleure alternative pour rester en sécurité sanitaire. Très similaire de sa version de base (MSN Hotmail) en termes de fonctionnalités, cet outil collaboratif est une mine de gadgets très utiles. Il se distingue surtout par sa page séparée en trois (3) différentes colonnes affichant sur son flanc gauche une colonne qui abrite de tableau de bord. C’est là que vous trouverez la boîte d’envoi, les dossiers et les brouillons tandis que la colonne centrale regroupe les messages et leur aperçu. En plus de pouvoir utiliser plusieurs applications en ligne (calendrier, contacts, OneDrive, Word en ligne, Excel en ligne…), vous pouvez opter pour un classement automatique de vos E-mails. Ce sont des avantages qui rivalisent ceux de Gmail.

4- Slack

Slack Productivité

Slack est très prisé pour son excellente interface et sa version gratuite incroyablement meilleure. Il est l’une des plus puissants et plus populaires systèmes de messagerie collaborative gratuits avec des millions d’utilisateurs dans le monde. Il fait le bonheur des entreprises et équipes grâce à :

  • la messagerie instantanée ou directe et la possibilité d’effectuer des appels audio et vidéo. En plus de pouvoir parler directement aux collègues avec cette fonction, vous pouvez faire glisser, déposer et partager des fichiers
  • la possibilité de partager des fichiers (images, documents, vidéo…) depuis votre ordinateur ou via Google Drive avec une personne ou un groupe de personnes (employés). Il est alors possible de créer des canaux privés ou publics pour les équipes et les projets
  • l’utilisation de la barre latérale gauche (pour la liste des canaux), de la colonne de discussion et de la troisième colonne qui coulissera pour afficher le fil de discussions
  • la possibilité de faire l’insertion de liens vers vos textes ou de profiter du format de citation ou du format de code

Slack offre également plusieurs autres avantages à savoir qu’il :

  • est disponible en plusieurs versions (versions bureau, Web, mobile)
  • intègre plusieurs applications (Gmail, Google Calendar, Office 365, Trello, et plus de 2000 autres)
  • permet de personnaliser les notifications selon vos besoins avec astérisques ou épingle et d’automatiser la routine et la communication avec son générateur de flux de travail
  • permet de sécuriser vos informations et données grâce à l’authentification à deux facteurs et à authentification unique SAML

5- Trello

Trello pour la productivité

Vous recherchez un outil collaboratif qui permet de rester efficace et organisé avec la facilité de suivre les conversations dans le sens de la progression du travail ! Alors, nous vous conseillons absolument Trello. Il est disponible sur Web et application mobile et propose une interface intelligente, propre et facile à utiliser. Il est conçu pour vous faciliter l’organisation et la gestion des projets et la collaboration entre collègues grâce à des cartes de tâches dans de tableaux ou listes. Vous pouvez vous servir de Trello pour inviter des collègues à participer aux forums et personnaliser l’arrière-plan ainsi que les couleurs des forums. Cet outil de messagerie collaborative inclut également :

  • des sélections de modèles de tableaux prédéfinis
  • des applications mobiles (iOS et Android)
  • le système d’automatisation intégré
  • l’authentification à deux facteurs…

6- Monday

Monday boîte mail collaborative gratuite

Ce moyen de messageries collaboratives fournit aussi des fonctionnalités de gestion organisationnelle. Il rejoint la plupart des outils collaboratifs de notre sélection des meilleures messageries collaboratives gratuites en termes de messagerie instantanée et de tableaux de tâches. Il étend ses fonctionnalités aux applications telles que Gmail, Slack, Google Calendar, Github, Tello, DropBox, Google Drive… Avec son interface claire et sa fonction glisser-déposer, Monday est en passe d’être l’un des meilleurs outils collaboratifs du moment pour la gestion des tâches et projets en équipe.  

7- Basecamp

Basecamp plateforme collaborative gratuite

Cette plateforme de messageries collaboratives appartient aussi à la catégorie des outils collaboratifs de gestion de projets. Basecamp offre une coopération et une communication tout-en-un avec :

  • des questions répétitives automatisées sous forme de check-in à vos projets
  • la possibilité de renommer ou de désactiver l’outil
  • des paramètres de notification personnalisables
  • le tableau de bord des tâches pour les gestionnaires et un menu de travaux spécifique

Disons que ses fonctionnalités incluent le chat, les panneaux de messages, les listes de tâches, la planification, mais aussi un emplacement unique pour stocker l’ensemble des documents, fichiers et dossiers.

Quels sont les autres outils collaboratifs tendances à considérer en 2020 ?

boîte mail collaborative gratuite

De notoriété publique, le télétravail s’est développé au fil du temps avec la création d’une infinité d’outils de messagerie les uns aussi puissants, performants et efficaces que d’autres. Ainsi, il existe beaucoup d’autres logiciels, applications et boîtes mail qui garantissent autant d’avantages que les outils précités. Il s’agit de :

  • Apple iCloud
  • Zoho Mail
  • Yahoo! Mail
  • Tutanota
  • ProtonMail
  • GMX Mail
  • AOL Mail
  • Office 365
  • Podio
  • Ryver
  • Flock 
  • GitHub
  • NextCloud
  • Google Docs
  • Google Spreadsheets
  • Microsoft Teams
  • GoToMeeting
  • Google Hangouts
  • Skype Entreprise
  • Coggle
  • Draw.io
  • TickTick
  • Google Drive
  • Dropbox Business

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