Le partage de fichiers entre particuliers comme au sein des entreprises ne cesse de prendre de l’ampleur. Et bien entendu, la question fondamentale de la sécurisation du processus ne s’est jamais autant posée. Il existe pourtant des méthodes simples efficaces à adopter pour partager vos fichiers dans les meilleures conditions. Nous allons dévoiler dans ce billet quelques-unes de ces pratiques à mettre en œuvre.
1- Hébergez vos données de façon sécurisée
Recourez à un Cloud sécurisé afin de vous conformer aux lois RGPD portant sur la confidentialité des données. Bon nombre de plateformes vous autorisent même à échanger des fichiers de très grande taille en montant un dossier dans lequel les stocker.
2- Pour une Entreprise, il vaut mieux procéder en interne au partage des dossiers Cloud
Il est tout à fait possible pour une Entreprise, dès que les dossiers sont mis en ligne dans un Cloud de les partager en interne. Les personnes concernées et seulement elles, se verront alors toutes accordées des droits de modification dans le dossier partagé. L’administrateur sera à même de compléter la liste des utilisateurs autorisés à accéder au dossier ou d’en retrancher des noms.
3- Optez de préférence pour le partage au moyen d’une « Data-Room »
En choisissant le partage via une « Data Room », vous gagnerez beaucoup de temps. Il suffira de procéder au partage du répertoire ou sous-dossier sélectionné grâce à un lien public vers le destinataire. De cette façon, une « Data Room » sera mise en place dans le Cloud personnel et l’échange des données sera alors rapide et parfaitement maîtrisé.
4- Restez le seul maître à bord en définissant des autorisations
Le partage de données n’impose pas de se conformer toujours au même mode de collaboration. Il vous revient de définir à chaque fois les autorisations que vous souhaitez. En tant qu’administrateur, vous pourrez tout contrôler. Par contre, ceux que vous autorisez à ajouter des fichiers dans le dossier ne pourront absolument pas les supprimer.
5- Veillez à conforter la sécurité des partages
Vous devez à tout prix renforcer la sécurité de vos partages de fichiers, encore plus si ceux-ci renferment des données sensibles. Pour ce faire, vous devez rendre aussi difficile que possible l’accès au dossier partagé. Par exemple, vous devriez vous servir d’un mot de passe de qualité, difficile à décrypter, pour sécuriser le lien. De plus, n’hésitez pas à vous rendre dans les paramètres de sécurité pour définir une durée de validité au terme de laquelle le lien deviendra inopérant.
6- Saisissez par leurs noms les personnes autorisées à accéder à la « Data Room »
Dès que vous en aurez terminé avec le réglage de paramètres de sécurité, concentrez-vous sur l’insertion des noms des personnes à qui vous voulez que le lien parvienne. Envoyez-leur précisément le lien par mail en renseignant sur leurs adresses électroniques respectives. Vous saurez alors précisément qui a ouvert le lien et accédé à la DataRoom grâce à une notification d’ouverture.
7- Mettez en place les conditions optimales pour une bonne collaboration avec les partenaires externes
Assurez-vous que le dépôt de fichiers dans le dossier partagé soit aisé. Par ailleurs, soyez certain qu’il est possible et facile d’accéder au fichier et de les consulter sans les télécharger, ce peu importe leur format. Il faut qu’ils puissent être ouverts directement sur le Cloud et qu’on puisse les visualiser totalement.
Il faut également que vous donniez à chaque utilisateur la latitude de télécharger les fichiers en fonction de ses besoins. En d’autres termes, chacun doit pouvoir ne télécharger que la partie de fichiers qui l’intéresse vraiment dans le dossier partagé. N’hésitez pas non plus à envoyer une alerte mail à chaque utilisateur dès le dépôt d’un nouveau fichier. Ainsi, il sera au courant de l’arrivée d’un fichier et pourra même accéder à la liste des nouveaux ajouts dans le mail qui lui aura été envoyé. Cette option couvrira n’importe quel dépôt de fichiers, indépendamment de son type et de la personne qui l’aura déposé.
8- Gardez l’œil sur l’activité des liens partagés
N’oubliez pas de suivre le partage une fois celui-ci lancé. Vous saurez alors en tout temps qui a accédé au dossier de partage. D’un côté, vous aurez précisément qui s’est connecté pour télécharger les fichiers que vous y aurez mis en partage. De l’autre, vous serez également au courant dès qu’un autre utilisateur déposera des fichiers dans la Data Room.
Owen.link, une solution efficace pour le partage sécurisé de fichiers
Il existe de nombreux outils en ligne de partage de fichier. Certaines sont bien évidemment plus réputées et bien plus efficaces que d’autres. Au nombre de ces outils qui sortent leur épingle du jeu et se distinguent figure Owen.link. Il s’agit d’un outil 100% français de partage de fichier qui est sécurisé grâce au chiffrage de bout en bout des données utilisateur.
Owen.link permet notamment de créer des espaces de partage personnalisés et d’envoyer des fichiers gratuitement jusqu’à 2Go. La création d’espace collaboratif permet aux utilisateurs de commenter un envoi et d’ajouter de nouveaux fichiers à cet espace sans limites de poids.
Par ailleurs, avec Owen.Link Premium, il est possible de personnaliser ses espaces de partages. Vous pourrez ainsi choisir le fond d’écran et le nom de l’espace qui vous conviennent ou encore concevoir une URL personnalisée. De plus, vous pourrez avoir accès à un historique des envois et réceptions. En souscrivant à la version payante de l’outil, il vous sera possible de procéder à l’envoi de fichiers jusqu’à 5 Go. Owen.link apparaît donc définitivement comme un outil de choix dédié au partage sécurisé et personnalisé de fichiers.
En optant pour le bon outil de partage de fichiers, vous pourrez sécuriser vos échanges entre particuliers comme en entreprise. Les meilleures solutions proposées en ligne permettent le regroupement des données à partager dans un Cloud unique. De cette façon, il est tout à fait possible de travailler en collaboration avec d’autres personnes, tout en se conformant aux lois en vigueur en matière de protection des données personnelles. En la matière Owen.link est un outil à adopter en raison de sa facilité d’utilisation et des nombreuses options qu’il met à la disposition de ses utilisateurs.