Dans le cadre de l’accomplissement d’une mission pour le compte de son entreprise, un salarié peut être contraint d’effectuer certaines dépenses professionnelles de son argent propre. Ces dépenses peuvent être liées à l’hébergement, la restauration, le déplacement, fournitures ou autres. Ces frais engagés par le salarié sont remboursables par le service comptable de l’entreprise à condition que ce dernier présente un justificatif appelé Note de frais. Étant donné que la note de frais est encadrée par la loi, comment assurer sa gestion de manière efficace en 2024 ? Salariés et employeurs, vous trouverez les réponses à vos préoccupations dans cet article.
Qu’est-ce que la note de frais ?
La note de frais est le document officiel et incontournable qui permet au collaborateur de rentrer en possession de l’argent dépensé de sa poche pendant l’exécution d’une tâche pour le compte de son entreprise. C’est donc que ce document qui permet au service comptable de procéder à l’enregistrement des charges et de rembourser les montants avancés par le salarié. Étant une tâche un peu complexe, le service comptable utilise souvent un logiciel de gestion des notes de frais pour mieux traiter ces demandes de remboursement.
Quelles sont les dépenses prises en compte dans le cadre de la note de frais ?
La liste des dépenses remboursables par l’entreprise n’est pas exhaustive. Cela dépend néanmoins des règles établies par l’entreprise dans sa politique de dépenses (ce que nous verrons par la suite). Voici quelques principaux frais qui peuvent être pris en compte dans la note de frais.
- Les frais de repas (engagés dans le cadre d’un repas d’affaires avec un client). Le montant remboursable s’élève à 30 € par personne et par repas. Le salarié est tenu de demander un reçu auprès de l’établissement de restauration ;
- Les frais d’hébergement à condition que l’établissement soit situé à minimum 50 km de son domicile principal ;
- Les frais de transport ;
- Les frais kilométriques si le trajet dépasse 50 km de son domicile ;
- Les frais d’abonnement pour le téléphone et Internet et autres.
L’établissement de la politique de dépenses professionnelles
Les notes de frais entraînent des flux financiers entre l’entreprise et les salariés. C’est pourquoi il faut que ces dépenses soient bien encadrées et inscrites dans un document officiel : document de la politique de dépenses professionnelles. Ce document permet aux collaborateurs d’avoir un aperçu des dépenses qui sont considérées comme étant professionnelles, de réduire les risques de fraudes et de disposer d’un document auquel il doit se référer en cas de litige.
C’est un document que chaque entreprise doit avoir qu’elle soit de petite ou de grande taille. Le contenu de sa rédaction dépend des besoins et des exigences de l’entreprise. Généralement, la politique de dépenses professionnelles consiste à définir un budget adapté selon les dépenses à effectuer, à encadrer les déplacements professionnels des salariés, à clarifier le processus de remboursement et à définir les limites de temps de remboursement.
Processus de remboursement des notes de frais
Selon la loi, le salarié est tenu de présenter les justificatifs des dépenses effectuées (note de frais) dans un délai maximum de 3 mois. Chaque entreprise est libre de définir un modèle de note de frais selon sa politique de dépenses professionnelles. L’employé peut obtenir le remboursement des dépenses réalisées sur son salaire le mois suivant. Cependant, la loi accorde un délai maximum de 5 ans à l’entreprise pour rembourser les frais engagés par son salarié.
Comment mieux gérer vos notes de frais en 2024 ?
La gestion des notes de frais n’est pas une tâche facile pour les entreprises. Étant une tâche essentielle, il revient à l’entreprise de mettre en place quelques bonnes pratiques pour ne pas tomber dans les filets de la loi.
Déterminer une date limite pour la transmission des notes de frais
La détermination d’un délai de transmission des notes de frais par les collaborateurs est le premier axe sur lequel chaque entreprise doit se pencher. Cela aide les services comptables à mieux traiter ces notes de frais. Il faut que cette date butoir soit fixée dans le but de vite rembourser les salariés dans un délai d’un mois.
Définir un mode de remboursement
La mise en place de la politique de dépenses professionnelles implique le choix d’un mode de remboursement. L’entreprise peut choisir entre le remboursement des frais réels (qui entraîne le remboursement intégral du montant engagé par l’employé) ou le remboursement forfaitaire des dépenses (un montant alloué au collaborateur pour faire face aux dépenses professionnelles). Il faut dire que pour le remboursement des frais réels, l’employé est tenu de fournir des pièces justificatives. Par contre pour le remboursement forfaitaire des dépenses, il n’est pas obligé d’en fournir.
Choisir la dématérialisation des notes de frais
La dématérialisation note de frais consiste à utiliser des outils de gestions pour faciliter le traitement note de frais. L’outil note de frais offre de nombreux avantages aux entreprises comme la dématérialisation réelle des notes de frais, car il dispose d’un scan intelligent qui permet de numériser les reçus papiers fournir par le salarié. Avec l’application note de frais, il y a un suivi des dépenses en temps réel. L’employé indique les dépenses effectuées et leur nature. L’enregistrement note de frais est alors effectué de façon automatique par le logiciel note de frais.
De même grâce à la dématérialisation, le remboursement note de frais comptabilisation est effectif et rapide. L’application suivie dépenses est en mesure de générer des virements SEPA entrants dans le cadre du remboursement des salariés. Elle peut même assurer les avances de frais. L’utilisation d’un logiciel de gestion notes de frais entreprises permet également un suivi du kilométrage. C’est un avantage majeur dans la gestion des dépenses de déplacement des salariés, car l’outil dispose d’une fonction GPS qui permet de suivre le trajet.
Choisir d’automatiser le suivi des dépenses
Le traitement régulier des notes de frais permet de gagner du temps. C’est pourquoi il est important que l’entreprise opte pour une application notes de frais qui permettra aux collaborateurs de rapidement renseigner leurs dépenses. Ainsi, le service de comptabilité pourra facilement suivre et en temps réel les dépenses effectuées par les salariés en déplacement.
Choisir un moyen de remboursement adapté
De nos jours, nombreuses sont les entreprises qui mettent à la disposition de leurs salariés des cartes de paiement professionnelles. Ces derniers l’utilisent dans le cadre de leur déplacement pour raisons professionnelles. C’est un excellent moyen de simplifier le processus de gestion des notes de frais. De même, cela permet d’éviter que les salariés avancent les dépenses de leur propre poche. Il revient à l’entreprise d’appliquer un plafond de dépenses selon sa politique des dépenses professionnelles.
Les erreurs à éviter dans la gestion des notes de frais
La gestion des notes de frais est une composante cruciale de la gestion financière d’une entreprise. Éviter certaines erreurs permet de garantir une comptabilité précise et de maintenir la transparence. Voici quelques erreurs courantes à éviter dans la gestion des notes de frais :
Ne pas avoir de politique de notes de frais
Une politique de notes de frais claire et bien définie est essentielle pour garantir une gestion efficace des notes de frais. Cette politique doit préciser les types de dépenses qui sont remboursables, les justificatifs requis, les procédures de soumission et d’approbation, etc.
Ne pas collecter les justificatifs nécessaires
Les justificatifs sont essentiels pour vérifier la validité des notes de frais. Il est important de collecter tous les justificatifs nécessaires, tels que les reçus, les factures et les relevés de carte bancaire.
Ne pas vérifier et approuver les notes de frais en temps voulu
Les notes de frais doivent être vérifiées et approuvées en temps voulu afin d’éviter les retards de remboursement. Il est important de mettre en place un processus d’approbation efficace qui permette de traiter les notes de frais rapidement et efficacement.
Ne pas rembourser les notes de frais dans les délais
Les notes de frais doivent être remboursées dans les délais afin d’éviter la frustration des employés. Il est important de mettre en place un processus de remboursement efficace qui permette de rembourser les notes de frais rapidement et facilement.
Ne pas utiliser un outil de gestion des notes de frais
Les outils de gestion des notes de frais peuvent aider les entreprises à automatiser et à rationaliser le processus de gestion des notes de frais. Ces outils peuvent aider à collecter les justificatifs, à vérifier et à approuver les notes de frais, et à rembourser les employés.
Ne pas former les employés sur la politique de notes de frais
Il est important de former les employés sur la politique de notes de frais afin qu’ils sachent quelles dépenses sont remboursables et comment soumettre leurs notes de frais.
Ne pas contrôler les notes de frais
Il est important de contrôler les notes de frais afin de détecter les fraudes et les erreurs. Les entreprises peuvent mettre en place des contrôles aléatoires ou ciblés pour vérifier la validité des notes de frais.
Ne pas archiver les notes de frais
Les notes de frais doivent être archivées afin de pouvoir être consultées en cas de besoin. Les entreprises doivent mettre en place un système d’archivage efficace qui permette de conserver les notes de frais en toute sécurité.