Un progiciel de gestion intégrée est un logiciel qui est composé de plusieurs modules. Ceux-ci sont assimilables à des outils destinés à aider les entreprises à améliorer leur gestion globale. Autrement dit, chacun d’eux répond à un problème ou un besoin précis. Le progiciel est une solution que de nombreuses sociétés adoptent pour se faciliter les tâches. En plus d’être simple à utiliser, il offre une multitude d’autres avantages à l’entreprise. Découvrez quelques-uns d’entre eux.
1. Gain de temps avec un progiciel de gestion intégré
Le premier avantage dont vous pouvez bénéficier en faisant usage d’un progiciel de gestion intégré est le gain énorme de temps. En effet, la gestion de l’entreprise est assurée ou sous-tendue par de nombreux services. Chacun d’eux dispose de son lot de processus qui peuvent s’avérer très chronophages et très fastidieux. L’exemple parfait est celui du service de la comptabilité et des facturations ou encore des ressources humaines.
Piliers de l’organisation, ils sont souvent assaillis de toutes parts par différentes missions délicates à mener simultanément. Cet enchevêtrement aboutit généralement à un blocage causé par des accumulations de travail dont il est difficile de se débarrasser. Heureusement, avec un progiciel, ce désagrément peut être évité. Des modules spécialement pensés pour les besoins de tels services permettent d’automatiser un grand nombre de tâches. Il peut être question de création des devis et factures ou encore de gestion de paie.
Dans l’un ou l’autre des cas, des tâches qui prenaient habituellement des jours, voire des semaines pourront être éliminés en quelques minutes. Bien entendu, ce ne sera effectif que si le progiciel est parfaitement opérationnel et compatible avec vos outils et terminaux. Pour vous en assurer, il est recommandé de vous tourner uniquement vers un intégrateur SAP pour son installation.
La réalisation de plus en plus rapide de certaines tâches aura un impact sur tous les services. Elle entraînera un accroissement de productivité. Le temps gagné pourra être utilisé à bon escient afin d’augmenter les rendements.
2. Sauvegarde des données
La gestion d’une entreprise produit énormément de données. Elles sont de tous les types et contribuent au pilotage de la stratégie de développement globale. Leur préservation et leur organisation revêtent donc une importance capitale. Il n’est cependant pas toujours aisé d’en disposer lorsque cela s’impose.
Il arrive que certaines informations se perdent ou se détériorent en raison des systèmes de stockage ou d’archivage utilisés. Avec un progiciel de gestion intégré, ces problèmes ne seront que de mauvais souvenirs. En effet, quel que soit le module utilisé, le logiciel fait office d’espace de stockage sécurisé.
Autrement dit, il conserve, sauvegarde et organise toutes les informations qu’il a eu à exploiter. De fait, les pertes de données ne sont plus d’actualité. Pour retrouver une information, il suffira d’avoir accès à votre outil et de lancer une simple recherche. Même si cette dernière a été insérée il y a des mois ou des années, vous n’aurez en théorie aucun mal à la retrouver.
De même, vous n’aurez plus à expérimenter les données dégradées ou détériorées parce qu’elles auront été mal retranscrites ou stockées. Lorsque vous respectez les protocoles, vous garantissez la sécurité de toutes vos informations.
3. Amélioration de la collaboration
La collaboration représente le fondement même de la gestion d’une société. Différents services et départements sont tenus de coordonner leurs actions dans le but d’atteindre un objectif commun. Afin que cela soit une réalité, il est impératif que les processus soient optimisés, mais aussi que la circulation de l’information soit fluide.
Lorsque toutes les parties de votre entreprise ne sont pas au même niveau en termes de renseignements, cette fluidité sera utopique. Le déphasage entre l’accomplissement des tâches et les soucis de collaboration n’en seront que plus prononcés. En optant pour un progiciel de gestion intégré, vous faites le choix de remédier dans une certaine mesure à ce souci.
Même si la solution est composée de divers modules, ceux-ci restent reliés par une même base. Cette particularité facilite grandement le partage des données. Chaque service peut communiquer en quelques clics ses progrès sur un projet à un autre département supposé prendre le relais. De plus, les données communiquées sont cohérentes et dépourvues de redondances.
Leur traitement et leur interprétation sont plus faciles. En cas d’incompréhension, il est possible d’apporter très vite des éclaircissements. Généralement, la mise à jour des informations est simple et automatique. Elle est aussi effectuée en temps réel à tous les niveaux.
4. Maîtrise des coûts
Un progiciel de gestion intégrée est conçu pour vous donner une vision globale de votre entreprise. Toutes les informations exploitées et utilisées par les différents modules dans chaque service sont centralisées et représentées sous forme de statistiques. Vous pouvez donc réaliser des analyses transversales qui seront basées sur la situation véritable de votre société.
En plus d’améliorer l’exactitude de vos décisions, cette possibilité vous aide à maîtriser tous les coûts engendrés par le fonctionnement. Vous aurez plus de facilité à optimiser les dépenses à plusieurs niveaux. Par ailleurs, l’usage d’une solution comme le progiciel de gestion intégré vous fait réaliser quelques économies. Vous avez besoin notamment de moins d’espace pour votre archivage et pouvez optimiser vos effectifs.
5. Utilisation évolutive et adaptabilité
Un autre point fort des progiciels de gestion intégrés est qu’ils sont d’une grande adaptabilité. En d’autres termes, ils sont pensés pour être modulables à souhait. Lorsque l’organisation ou la taille de votre entreprise évoluent, votre outil peut faire de même. De cette façon, il correspond toujours à vos besoins.
En pratique, vous pouvez ajouter des modules si vous avez des services supplémentaires par exemple. Vous n’aurez plus besoin de passer par un processus d’intégration entier et l’opération se fera de façon très simple. De la même manière, des modules jugés inutiles peuvent être simplement retirés pour alléger le logiciel.
Lorsque vous trouvez le bon prestataire de services, vous disposez d’assez de liberté avec votre outil. C’est la raison pour laquelle il est important de prendre tout le temps nécessaire pour le choisir. Même si ce n’est pas évident, il s’agit d’un partenaire qui vous accompagnera tout au long de votre utilisation du progiciel. Votre choix pourra par exemple reposer sur le coût de l’outil sur le long terme. Vous pouvez également prendre en compte la flexibilité de la plateforme et sa facilité d’utilisation.