Le télétravail ou travail à domicile était autrefois perçu par les employeurs comme une source de baisse de performance. C’est d’ailleurs pour cela qu’ils sont réticents quant à l’adoption de cette pratique. Il a fallu le confinement de mars 2020 suite à la pandémie du Covid 19 pour que les entreprises se rendent compte de l’utilité d’accorder la possibilité aux employés de travailler depuis leur domicile. Aujourd’hui, malgré la fin du confinement le télétravail est devenu une norme tant cela offre de nombreux avantages aux entreprises comme l’augmentation de la productivité grâce aux outils de collaborations (Slack, Trello, Monday). Pour faciliter la communication entre employés, employeurs et clients, d’autres solutions ont été développées. Il s’agit du softphone ou téléphonie IP ou téléphonie cloud. qu’est-ce que le softphone ? Quels sont ses avantages ? Voici ce dont nous allons parler dans cet article.
Qu’est-ce que le softphone ?
Encore appelé téléphonie IP ou téléphonie cloud, le softphone est un téléphone logiciel c’est-à-dire qui utilise la téléphonie VoIP (Voice Over Internet Protocol). Avec une telle téléphonie, la transmission de la voix se fait par Internet. On comprend donc par-là que le softphone est une technologie qui permet de communiquer par multimédia ou par la voix (flux audio/vidéo) à partir du réseau Internet. Ce type de communication contrairement à la communication traditionnelle (par lignes de RTC) ne se fait pas par des lignes physiques, mais par Internet.
La téléphonie VoIP ne nécessite que la connexion Internet pour fonctionner. Elle est compatible avec les réseaux numériques d’Internet (connexions sans fil ou résidentielle). Aussi, faut-il noter que le softphone est une contraction de software (logiciel) et de phone (téléphone). Et donc il permet de gérer les appels depuis un ordinateur. On peut donc grâce à ce logiciel digitaliser le standard téléphonique d’une entreprise. Nous devons préciser que bien que le softphone est une application Web, on peut lui affecter un vrai numéro de téléphone. Cela permet d’être joignable à partir d’un autre téléphone.
Comment fonctionne le softphone ?
La téléphonie cloud fonctionne exactement de la même manière que les téléphones fixes traditionnels et les lignes RTC (réseau téléphonique commuté). Cependant, contrairement à ces derniers, le softphone n’utilise pas les lignes, mais plutôt un logiciel pour émettre ou recevoir les appels. Sur ce logiciel vous aurez à tous les boutons qui figurent sur les téléphones professionnels. Vous pouvez facilement transférer des appels, mettre en attente ou en sourdine.
Le softphone s’utilise sur des ordinateurs et pas que. Il peut également être installé sur des appareils mobiles et même être intégré sur des plateformes. Il suffit simplement d’installer cette application sur l’appareil en question. Il est compatible avec Windows, Mac, Linux, les tablettes et smartphones iOS ou Android, les PC ou ordinateurs portables. Ce n’est pas tout. Une téléphonie IP peut être utilisée depuis un navigateur Web.
Quelles sont les fonctionnalités d’un téléphone IP ?
Malgré qu’il soit une solution basée sur le logiciel, le softphone propose une variété de fonctionnalités parmi lesquelles nous avons :
- la numérotation ;
- l’enregistrement d’appel ;
- l’envoi des SMS ;
- les renvois d’appels ;
- la messagerie instantanée d’équipe ;
- les appels vidéo lors des webconférences et webinaires ;
- une interface visuelle pour la messagerie vocale.
Le softphone est donc une solution qui permet de remplacer un téléphone standard. C’est une solution qui offre plus de flexibilité au mode de travail.
Quels sont les avantages d’un softphone ?
Le softphone est cette nouvelle solution qui permet de rendre le travail à domicile plus facile. Il offre de nombreux avantages tels que :
1- La portabilité
La téléphonie IP est un logiciel qui s’installe sur ordinateur et autres. Cela veut dire que tout est dématérialisé. C’est donc une solution par nature portable. Les employés où qu’ils soient peuvent s’en servir. Ils ne sont plus obligés d’être près de leur téléphone personnel ou de bureau pour gérer un appel.
2- Plus d’efficacité
Le softphone est une solution intuitive dont la prise en main est très facile. Avec un seul clic sur les raccourcis du clavier, vous pouvez aisément :
- transférer des appels en faisant un simple glisser-déposer ;
- configurer la messagerie vocale vers la boîte mail ;
- visualiser les messages vocaux.
3- Moins coûteux
Le softphone est disponible à un prix très abordable. Sa mise en place et la maintenance du réseau ne nécessitent aucun paiement. N’est-ce pas une meilleure façon de faire des économies pour l’entreprise ?
4- Indicateur de présence
L’utilisation d’un softphone permet de savoir quand les collaborateurs sont connectés, hors ligne, occupés ou en réunion. C’est une option supplémentaire qui accompagne la téléphonie IP. Il se trouve que cela impacte la productivité de l’équipe. En effet, cette option permet de savoir en temps réel quand il faut contacter un collègue pour lui transférer un appel ou l’appeler pour avoir une information.
5- Organisation des conférences téléphoniques
La téléphonie cloud permet une facile connexion entre les collègues et les équipes à partir d’une conférence téléphonique. Pour rendre cette gestion plus flexible, ces logiciels de téléphonie proposent des applications mobiles et des applications de bureau. Il devient ainsi facile de basculer un appel depuis un téléphone portable vers un ordinateur lorsqu’on est en pleine conversation lorsqu’on veut par exemple quitter une salle pour entrer dans une autre.
6- Émission d’une messagerie vocale optimisée
La mise en place d’une messagerie vocale est une fonction qu’on retrouve sur tous les systèmes de téléphonie. Mais celle proposée par les softphones offre d’autres fonctionnalités plus avantageuses. Avec un softphone, vous aurez par exemple la possibilité :
- d’envoyer les fichiers audio de la messagerie vocale dans les boîtes mails de vos collaborateurs ou les envoyer sous la forme de notifications push ;
- de transcrire automatiquement les messages vocaux reçus pour faciliter la prise de notes ou faciliter son accès lorsqu’on se trouve dans un milieu bruyant.
7- Facilite le partage des contacts
Il existe de nombreux softphones sur le marché qui intègrent des fonctionnalités de partage de contacts. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de s’abonner à l’annuaire de l’entreprise pour partager leurs contacts avec le reste de l’équipe. Ce faisant, il devient plus facile aux autres employés d’accéder aux coordonnées des clients en un seul clic. C’est une fonctionnalité qui convient aussi bien aux petites et aux grandes entreprises.