La messagerie instantanée est devenue l’un des moyens de communication les plus courants. Utilisée aussi bien par les particuliers que par les entreprises, elle gagne du terrain du fait de ses nombreux avantages et surtout de son accessibilité. Par conséquent, si vous voulez faire en sorte que votre entreprise reste en contact avec ses clients, ses prospects et ses partenaires, il vous faut un logiciel de messagerie approprié. Voici quelques critères sur lesquels vous baser pour le choix.
1- Les fonctionnalités
Les fonctionnalités définissent ce que le logiciel de messagerie vous permet de faire. Plus elles sont avancées et plus votre système sera performant et autonome. Il est donc normal que les fonctionnalités fassent partie des premiers critères à considérer pour choisir votre logiciel de messagerie.
Programmation des messages
La possibilité de programmer des réponses peut être extrêmement utile. En entreprise, cela permet par exemple d’améliorer considérablement votre relation client. Il s’agit d’une fonctionnalité qui vous permet de réduire le délai d’attente de vos clients et d’augmenter la proximité entre ceux-ci et vous. Privilégiez alors les logiciels de messagerie qui vous donnent cette possibilité.
Centralisation des notifications
Lorsque vous utilisez plusieurs applications de messagerie, il peut arriver que certaines notifications vous échappent. Si tel est le cas, alors vous devez privilégier les logiciels de messagerie qui vous permettent de regrouper toutes ces notifications.
Autrement dit, un logiciel tel le logiciel de messagerie Unipile est ce qu’il vous faut. Ce dernier vous permet de rassembler toutes vos messageries en une interface unique. Ainsi, vous avez une vision globale de vos notifications et pouvez gérer facilement votre activité. En plus de vous éviter les oublis, cela vous permet de répondre à temps à tous vos messages.
Association à votre calendrier
Il est plus que fréquent que vous receviez par message certaines informations importantes pour votre activité. Il peut s’agir de messages vous permettant de planifier certaines actions précises, par exemple. Dans l’idéal, votre logiciel de messagerie doit vous permettre d’associer ces messages directement à votre calendrier. De cette manière, vous ne risquez pas de rater des événements importants ou d’oublier des tâches cruciales. Ces dernières, incorporées à votre calendrier vous seront rappelées. Cela doit être possible même si vous utilisez des applications comme celle présentée ici.
2- La facilité d’usage
En dehors des fonctionnalités, vous devez aussi prendre en compte l’utilisation du logiciel en question. Elle doit être simple et fluide pour que vous puissiez vous l’approprier. La facilité d’utilisation est d’autant plus importante si le logiciel servira à des fins professionnelles. S’il est difficile à utiliser et peu intuitif, il risque d’être plus un handicap qu’autre chose.
C’est la raison pour laquelle il est recommandé de faire un test avant de vous décider. De nombreux logiciels de messagerie permettent de bénéficier d’une démonstration. Il s’agit d’une étape qui vous permet de parcourir rapidement le logiciel afin de vous rendre compte vous-même de son contenu et de ses options de navigation. Si vous en avez la possibilité, n’hésitez donc pas à le faire. Dans le cas où le logiciel vous semble peu ergonomique, abstenez-vous.
En plus d’être simple d’usage, le logiciel de messagerie se doit d’être accessible. Il doit être compatible avec le plus de supports possible pour vous faciliter la tâche. Dans le meilleur des scénarios, il faut qu’il soit compatible avec l’ordinateur et le téléphone.
3- La sécurité
Votre messagerie voit défiler une quantité impressionnante d’informations. Parmi celles-ci, il y a des informations personnelles et sensibles. Vous devez donc porter votre choix sur un logiciel de messagerie qui vous garantit une sécurité totale. Cela est important dans la mesure où vos données et vos informations ne doivent être accessibles que par vous.
Comme vous pouvez d’ailleurs le voir ici, la sécurité des données en matière de logiciels de messagerie est une préoccupation majeure en entreprise. Si vous choisissez un logiciel douteux avec une sécurité approximative, vous exposez vos données à des fuites. L’idéal est de choisir un logiciel offrant une sécurité absolue à la conception. De cette manière, même l’entreprise à la base du logiciel n’a pas accès à vos messages.
Ainsi, lorsque vous voulez faire le choix de votre logiciel, il est recommandé de vérifier les termes relatifs à la sécurité. Cela vous permettra d’assurer un fonctionnement optimal de votre service tout en protégeant les données des utilisateurs. Vous éviterez ainsi la perte des informations importantes, mais surtout les risques de litiges avec vos clients.
4- La compatibilité avec vos besoins
Un dernier critère dont vous devez tenir compte dans le choix de votre logiciel est la compatibilité avec votre entreprise. En effet, il ne servirait à rien de vous procurer un élément qui ne saurait pas vous servir convenablement. Si vous devez consulter les fonctionnalités, les prix d’utilisation sont aussi à prendre en compte.
Avec des fonctionnalités sur-mesure, vous obtiendrez un logiciel parfaitement en mesure de répondre à vos exigences. Toutefois, en tenant compte du prix d’installation et d’utilisation, vous protégez votre budget. Il ne faudrait pas que la charge budgétaire représentée par le logiciel devienne insupportable pour vous. Il faut donc un logiciel abordable dont les services sont de qualité.
L’un des moyens les plus efficaces de vous assurer d’avoir le bon logiciel est d’utiliser un comparateur d’offres. Ces plateformes sont spécialisées dans la classification des services en fonction de leurs offres et de leurs prix. Vous pourrez alors choisir un logiciel vraiment utile à votre entreprise.