Vous avez une entreprise de restauration en pleine croissance et vous désirez gérer au mieux la comptabilité de votre entreprise. Une seule option se présente à vous. Il s’agit pour vous d’acquérir une caisse enregistreuse. Mais comment choisir la caisse enregistreuse adaptée à votre activité ? Quelles fonctionnalités doit-elle avoir ? Quels sont les critères à prendre en compte pour un choix judicieux ? À travers cet article, nous vous guiderons dans ce choix.
Choisir la spécialisation Métier
La première diligence à observer est de vérifier que le logiciel de caisse que vous voulez choisir correspond précisément à votre type d’activité. En effet, le choix du système ou logiciel de caisse doit obligatoirement correspondre au type d’activité que vous voulez exercer. Dans votre cas, c’est la restauration. Le logiciel de caisse que vous allez choisir doit s’adapter et répondre aux besoins liés à la restauration. Si vous souhaitez par exemple installer un service de vente en ligne, votre logiciel doit alors s’avérer compatible avec ce nouveau service et ceci dans le temps.
Il s’avère alors nécessaire, voire indispensable, avant toute acquisition de caisse enregistreuse, de vous assurer que le logiciel qui va avec est spécifiquement conçu pour votre corps de métier. Cela y va de l’efficacité et des performances de votre entreprise.
Adapter vos besoins au métier
Votre restaurant s’inscrit forcément dans une catégorie bien définie et il serait vraiment prétentieux d’affirmer que tous les restaurants ont les mêmes modes de fonctionnement. En effet, chaque établissement est doté de son propre mode de fonctionnement et avant de choisir le type de caisse enregistreuse qui vous convient, vous devez dans un premier temps vous poser les bonnes questions à savoir :
- la taille et le volume de mon unité. En effet, en fonction de la taille de votre entreprise et du volume d’activité qui s’y mène, vous devez opérer votre choix pour un modèle adapté à ces paramètres. Qu’il s’agisse d’un modèle électronique simple ou d’un modèle sur iPad ;
- le nombre de produits ou services. SI vous disposez d’une petite gamme de produits, la caisse enregistreuse à fonctionnalités basiques vous conviendrait. Par contre si vous avez plusieurs produits, vous devez faire recours à une machine tactile ;
- le nombre d’utilisateurs. Le choix de votre machine doit tenir compte de l’effectif des employés chargés de tenir cette caisse au sein de votre restaurant. En effet si vous avez un grand nombre de caissiers, vous devez opter pour une caisse dotée d’une fonction multi-utilisateur. Cela vous permettra de vérifier avec aisance les différentes opérations effectuées d’un caissier à un autre.
Voilà autant de questions que vous devez vous poser afin d’opérer un choix conséquent de la caisse enregistreuse.
Privilégier la meilleure prise en main possible
Choisissez un modèle qui offre la meilleure prise main possible. Afin de vérifier cette prise en main, vous devez tester les fonctions ergonomiques de la caisse, la facilité à maîtriser les fonctionnalités de la machine ainsi que l’aisance à appréhender son bon fonctionnement. Votre caisse enregistreuse doit être dotée d’une interface intuitive avec un design ludique. En effet, un restaurant qui est bien structuré est très souvent fréquenté. Par conséquent, il existe une mobilité sans pareil du personnel. Il est donc essentiel que le personnel se familiarise rapidement à cet outil, quelle que soit leur ancienneté dans le métier.
De plus, lorsque des modifications interviennent ; surtout en ce qui concerne la modification d’un menu ou d’un prix ; les fonctionnalités permettant d’opérer ces différentes modifications doivent être facilement identifiables et utilisables.
Se renseigner sur l’évolutivité de la machine
Le monde du numérique et des technologies progresse à une vitesse infernale. Pour cela, les appareils numériques que nous acquérons doivent aussi évoluer dans le temps. Investir dans l’acquisition d’une caisse demande de gros investissements. Il serait donc déplorable de se voir dans l’obligation de changer de machine quelques mois seulement après son acquisition pour des raisons de maintenance et de mise à jour. Un appareil ne remplissant plus les conditions technologiques baissera vos performances et constituera une perte pour vous. Optez alors pour des caisses intelligentes qui dureront dans le temps et s’adapteront à l’évolution technologique.
Vérifier que la caisse enregistreuse est conforme aux obligations légales
En effet, les caisses de commerçants sont désormais encadrées par un régime légal spécifique. Dans la loi des finances en France, il est stipulé que les entreprises doivent être équipées d’un logiciel respectant certaines exigences comme l’inaltérabilité, la sécurisation, l’archivage des données en vue d’un meilleur contrôle par l’administration fiscale. Cette dernière pouvant intervenir à n’importe quel moment pour des contrôles inopinés.
Afin de se conformer à ces nouvelles dispositions, un certificat de conformité est adressé à l’intéressé pour confirmer le respect de ces différentes dispositions. Ce certificat peut être présenté à tout moment à l’administration compétente. Il est même stipulé que toute personne ne respectant pas ces dispositions est soumise au payement d’une grande amende. Prenez donc toutes vos dispositions pour ne pas tomber sous le coup de la loi.
Penser aux services associés
Il faut noter que les caisses enregistreuses ont des coûts extrêmement variés. Ces coûts peuvent varier de 1000 euros à 15 000 euros selon les différentes fonctions. Ce n’est pas du tout une mince affaire. Pour cela, vous devez penser aux services relatifs à la location ou à l’acquisition de ce matériel. Vous pouvez opter pour une location de la caisse ou pour une acquisition définitive.
Dans les deux cas, il est important de demander les devis de caisse enregistreuse autant que possible afin de pouvoir faire des comparatifs de prix et de performances. Pour ce faire, de nombreuses structures existent pour vous guider dans le choix de votre option. L’essentiel est d’aboutir à un choix judicieux et bénéfique pour votre entreprise. Vous devez alors opter pour des services de proximité qui vous aideront sûrement dans la formation à l’emploi de la machine, mais aussi à sa maintenance.
Il est clair que bien choisir sa caisse enregistreuse constitue un véritable casse-tête pour les patrons de restaurant. Afin d’assurer un fonctionnement optimum de votre restaurant, vous devez opter pour cet outil de pointe.