Les services de gestion de l’impression représentent un système de gestion externalisé du parc d’impression d’une entreprise. C’est une solution davantage prisée par les entreprises, car elle leur permet de considérablement réduire les coûts, d’augmenter l’efficacité globale et la productivité de l’entreprise. Pour en savoir davantage sur les services de gestion de l’impression, vous devez poursuivre votre lecture.
Services d’impression gérés, c’est quoi exactement ?
On appelle services d’impression gérés la gestion globale des services et périphériques d’impressions ou d’imagerie comme les imprimantes, les copieurs, les télécopieurs et même les périphériques multifonctions. Les services d’impression gérés sont généralement confiés à des structures ayant une bonne expertise dans la rationalisation de ces types de services. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises recourent à ses services d’impression afin d’assurer la qualité et la bonne maîtrise du coût de leur production.
En effet, les imprimantes, télécopieurs, scanners et autres sont tous des solutions d’impressions vitales qui ont une grande importance dans l’infrastructure d’une entreprise. Cependant, la gestion d’un parc d’impression nécessite non seulement du temps, mais aussi des connaissances spécifiques à cause de sa complexité. De plus, la maintenance et le renouvellement de certaines pièces entraînent parfois des dépenses élevées, ce qui n’est pas sans incidence sur l’enveloppe allouée à ce parc.
On estime entre 1 et 3 % le coût de l’impression dans le budget d’une entreprise. Ainsi, pour mieux contrôler la gestion d’un consommable imprimante, le volume des feuilles imprimées et la maintenance des appareils, il est important d’élaborer une solution de bureautique performante. Et c’est là le rôle d’un service d’impression qui intervient afin de permettre à une entreprise de disposer d’une imprimante adéquate à ses besoins pour imprimer ses fichiers à un meilleur prix.
Avantages des services de gestion d’impression
Les services de gestion d’impression permettent aux entreprises d’externaliser la gestion de tout leur environnement d’impression. Ils sont généralement composés d’une équipe de spécialistes de l’impression très bien qualifiés. Ce sont des services qui permettent aux entreprises d’évaluer l’état de leur flotte d’impression. Ils leur font des recommandations afin d’optimiser la flotte, mais aussi jouent un rôle de supervision de leur flotte en leur permettant ainsi de mieux se concentrer sur leurs activités.
Les services d’impression permettent d’optimiser l’espace professionnel
Face à l’importance de l’impression numérique de nos jours, les grandes entreprises ont tendance à acquérir plus d’imprimantes qu’elles n’en ont réellement besoin. Pour elles, chaque département doit disposer de sa propre imprimante afin qu’il n’y ait pas de congestion. En dehors du coût exorbitant en termes d’achat, de consommation et de pièces, ces appareils sont généralement encombrants. Voilà pourquoi il est intéressant de disposer d’un service d’impression.
En effet, ce service d’impression fera une évaluation stricte des besoins de l’entreprise afin de déterminer avec précision le nombre d’imprimantes dont elle a besoin et où elles devront être installées pour maximiser l’accessibilité. Le plus important n’est pas d’avoir plusieurs imprimantes, mais simplement d’avoir celles dont l’entreprise a réellement besoin pour ses activités. Avoir moins d’imprimantes c’est-à-dire celles dont l’entreprise a besoin permet de faire une économie considérable.
Avoir un service d’impression permet de mieux sécuriser les données de l’entreprise
Les avancées technologies ont permis d’avoir des imprimantes multifonctions. Ce sont des imprimantes dotées des fonctionnalités de sécurité comme l’impression par traction et la protection antivirus. De plus, les services d’impression ont également la possibilité d’ajouter d’autres couches de sécurité des documents aux imprimantes multifonctions. Parmi les dispositifs additionnels, nous avons le contrôle à distance.
En effet, grâce à un tel dispositif, les services d’impression gérés peuvent contrôler quel employé a accédé à quelle imprimante et à quel moment ? Ils peuvent également crypter toutes les données envoyées depuis des appareils à partir des autorisations de sécurité préétablies.
Adopter un service d’impression permet d’optimiser le budget de l’entreprise
Les services d’impression gérés permettent aux entreprises de mieux gérer leurs dépenses. En effet, il y a un peu d’abus dans la gestion des impressions par les employés. Ces derniers peuvent par exemple imprimer un fichier et le jeter quelques minutes plus tard dans la poubelle. Or, plus les documents imprimés sont inutiles, plus l’entreprise aura besoin de changer de toners, de cartouches d’encre, d’acheter d’autres papiers ou de changer des pièces défectueuses.
Grâce à un service d’impression géré, toutes ces ressources seront optimisées. Un service d’impression géré fera une évaluation globale des services d’impression afin de déterminer la quantité exacte d’impressions nécessaire au fonctionnement de l’entreprise.
Adopter un service d’impression permet à l’entreprise d’être plus efficace
L’un des facteurs indispensables dans la croissance économique d’une entreprise est son efficacité. On le sait tous, le temps c’est de l’argent. En recourant à service d’impression, il proposera à une meilleure imprimante multifonction qui conviendra mieux aux exigences et besoins de l’entreprise. Grâce donc à une telle imprimante, les collaborateurs imprimeront facilement et rapidement leurs fichiers et gèreront mieux leur temps. Ils n’auront plus à forcer l’imprimante à exécuter la tâche.
Les meilleurs conseils pour choisir un service de gestion de l’impression pour votre Entreprise
La gestion des données est une fonction très sensible dans la vie d’une entreprise. Ainsi, choisir d’externaliser son service de gestion de l’impression et le confier à une structure tierce ne sera pas une mince affaire. Cependant, il existe des critères sur lesquels l’entreprise cliente peut se baser pour choisir le meilleur service d’impression.
Se référer à l’expérience réelle de la structure dans la résolution de problèmes
Rien n’est pire que de s’engager avec un partenaire et le voir s’effondrer constamment. Avant de choisir un service d’impression géré, vous devez vous assurer qu’il ne vous laissera pas mordre dans la poussière lorsque vos imprimantes tomberont en panne. Généralement, les services d’impression gérés font pour impressionner leur société cliente pendant les trois premiers mois pour ensuite s’éloigner de plus en plus avec le temps. C’est la raison pour laquelle nous vous recommandons de leur demander des références.
Lorsque vous aurez les références de clients passés et actuels, vous pourrez déterminer la réputation de votre potentiel service d’impression géré. La plupart d’eux chercheront à vous fournir une longue liste d’avis positifs. Tâchez de trouver les références entreprises qui ont rencontré des problèmes avec le service d’impression. Essayez d’échanger avec ces entreprises afin de savoir si le problème a correctement été résolu et s’ils sont toujours en partenariat avec le service d’impression en question.
Vérifier que le service d’impression a une forte expérience en gestion de stock
L’un des avantages avec un service d’impression est de ne plus avoir besoin de se soucier de l’inventaire lié à l’impression. Votre service d’assistance informatique a certainement assez de soucis. Il ne faut donc pas ajouter d’autres soucis de stockage comme le réapprovisionnement des cartouches, de feuilles et autres à ses tâches.
Choisissez un service d’impression qui prendra en charge la gestion de l’inventaire sans que votre service d’assistance informatique n’ait à s’inquiéter. Il vous faut un service d’impression qui aura une avance sur votre stock, la quantité d’encre, le papier et autres. Ce service d’impression doit être en mesure de tenir une liste d’inventaire à jour.
Vérifier qu’il a un service client réactif et fiable
Le service d’impression à choisir doit avoir un service client rapide et attentionné. Vous ne devez pas avoir l’impression de sauter à travers les cerveaux simplement pour parler à votre service d’impression géré. Vous avez besoin d’un partenaire qui est doté d’un service client exceptionnel avec une communication de premier ordre. Des demandes de réparation inattendues aux réunions régulières en personne en passant par la correspondance par e-mail, tout doit être bien ficelé. Vous devez vous sentir comme leur première priorité.