Nous sommes tous obligés à écrire des e-mails de façon régulière, qu’ils soient personnels ou professionnels. Mais êtes-vous sûr de faire passer le bon message ? Voici quelques conseils qui vous éviteront de faire des erreurs lors de vos échanges sur le net.
1- Ne pas bien choisir l’objet de l’e-mail
Il est primordial de soigner votre mail en y insérant un objet précis et clair pour donner la valeur à votre message. Il s’agit de placer des mots-clés en relation avec le contenu de votre mail et d’indiquer au destinataire si l’email demande une réponse urgente ou non.
2- commettre des fautes d’orthographe
Faire des erreurs est tout à fait normal. Mais faites attention et corriger au maximum votre message. Rien de plus déplaisant pour votre destinataire que de lire un mail plein de fautes d’orthographe. Evitez les erreurs, en faisant passer votre texte dans un correcteurs orthographique en ligne et essayez de relire votre texte plusieurs fois.
3- Etre trop familier
Essayez de respecter la hiérarchie et évitez l’utilisation d’un langage très familier ou intime qui risquerait d’être mal vu.
4- Oublier ou négliger les expressions de politesse
Les formules de politesse est un élément très important dans un mail. Une petite conclusion gentille fait toujours plaisir.
5- Négliger le champ « cc »
Le champ « cc » permet d’envoyer une copie de votre mail à un destinataire secondaire. Généralement utilisé dans un cadre officiel ou professionnel, cette astuce très utile est souvent recommandée pour informer votre supérieur ou vos collègues d’un dossier sur lequel ils travaillent mais dont le mail ne les intéresse pas directement.
6- Oublier la pièce jointe
Surtout vérifiez que la pièce jointe est rattachée à votre mail avant de l’expédier à votre destinataire.
7- Ne pas bien aérer votre mail
Votre destinataire trouvera du mal à vous lire si votre message est rédigé d’un bloc. Essayez de le découper en petits paragraphes cohérents et claires pour offrir une lecture beaucoup plus fluide. Pensez à mettre une idée pour chaque paragraphe, c’est le schéma idéal.
8- Ne pas signer votre e-mail
Au moins mettez votre nom à la fin de votre message. Mais une signature idéal doit contenir l’ensemble des informations clés : votre nom et prénom,Le poste que vous occupez,votre numéro de téléphone, …
Se sont en gros les principales remarques qu’on peut relever concernant les erreurs commises lors de la rédaction d’un e-mail. Avez-vous quelques recommandations à nous faire partager pour ne pas faire les erreurs malencontreuses ?
Faites aussi un petit coup d’œil sur les 6 astuces à faire pour augmenter la sécurité de votre boite mail. C’est un sujet qui pourrait vous intéresser 🙂