Top 10 des meilleures conseils et astuces pour bien se former en Excel
En termes de logiciels bureautiques, Excel reste sans nul doute l’un des outils les plus prisés. De plus, c’est également le logiciel le plus complexe de toute la suite Microsoft Office. Ce tableau dispose de nombreuses fonctionnalités qui échappent parfois à ses utilisateurs qu’ils soient expérimentés ou débutants. Cet outil Microsoft propose plusieurs fonctions cachées qui permettent de gagner du temps pendant son utilisation. Pour les connaître et les maîtriser, il faut suivre certaines formations sur Excel. Si vous manquez de temps pour vous asseoir dans une salle pour apprendre les fonctions du logiciel Excel, alors vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous vous présentons les meilleurs conseils et astuces pour bien se former à excel. Envie de devenir un Pro de Microsoft Excel ? Alors poursuivez votre lecture.
1- Insertion de plusieurs lignes ou colonnes en une seule fois
Dans la gestion de la comptabilité et des finances, une erreur peut facilement être fatale. En effet, pendant que vous travaillez sur des données, vous aurez peut-être besoin d’ajouter d’autres lignes ou colonnes à la fois. Les ajouter une à une peut rendre votre travail très pénible. Cependant, il existe une méthode toute simple qui vous permet d’aller très vite. Il vous suffit simplement de sélectionner parmi les lignes ou de colonnes existantes le nombre de lignes ou de colonnes que vous souhaitez ajouter à votre feuille de calcul. Ensuite, vous devez faire un clic droit et sélectionner « Insertion » et le tour est joué.
2- Tout sélectionner en un seul clic
Comment sélectionnez-vous l’intégralité de votre feuille de calcul ? Utilisez-vous le raccourci Ctrl + A comme tout le monde ? Comme vous, peu d’utilisateurs du logiciel Excel savent qu’ils peuvent sélectionner en un seul clic toutes les cellules de leur feuille Excel. Pour cela, il suffit de faire un clic dans le bouton du coin pour sélectionner en moins d’une seconde tout le tableau.
3- Suppression des doublons
Pendant l’insertion des données, il arrive parfois que l’on crée des doublons sans trop le vouloir. Par exemple, si en tant que comptable ou chef d’entreprise vous devez avoir une liste de contacts dans une entreprise et que vous ne souhaitez qu’afficher que le nombre d’entreprises, vous pouvez vous servir de la fonction de suppression des valeurs en double du logiciel. Comment cela peut-il se faire ? Eh bien, il vous suffit de sélectionner la colonne ou la ligne à traiter. Une fois cette sélection effectuée, vous devez ensuite accéder à l’onglet « Données » et cliquer sur « Supprimer les doublons » dans « Outils de données ».
Ensuite, une fenêtre contextuelle s’affichera pour vous demander une confirmation de votre demande de suppression. Il vous faut alors sélectionner « Supprimer les doublons » pour ainsi supprimer les valeurs en double de votre feuille de calcul. Il faut également préciser que vous pouvez aussi utiliser cette fonctionnalité pour supprimer une ligne en fonction d’une valeur de colonne en double. Par exemple, vous avez deux lignes qui contiennent les données de Lionel Arthur et que vous ne voudrez que garder une seule, vous pouvez alors sélectionner toutes les données et supprimer les doublons. Ainsi, votre liste ne gardera que des noms uniques sans doublons.
4- Modification de l’affichage d’une cellule en fonction du type de données
Avec Excel, vous pouvez modifier l’affichage de votre cellule en fonction du type de données (date, valeur, prix, texte ou autres). Pour cela, vous devez sélectionner la cellule concernée et faire un clic droit. Ensuite, vous devez choisir l’option « Format de cellule ». Avec cette astuce, vous pouvez également choisir le nombre de chiffres après la virgule. Vous n’avez qu’à choisir la catégorie « Nombre » et le nombre de décimales après la virgule et le tour est joué.
5- Ouverture de plusieurs fichiers en simultané
Savez-vous que vous pouvez ouvrir plusieurs fichiers Excel en même temps au lieu de les ouvrir un à un ? Il existe une astuce toute simple qui vous permet de gagner du temps dans votre travail. L’astuce consiste simplement à sélectionner tous les fichiers que vous désirez ouvrir et d’appuyer sur la touche « Entrée » pour que les fichiers puissent s’ouvrir simultanément.
6- Transformation des colonnes en rangées
Avec Excel, vous pouvez transformer vos colonnes en rangées. Vous pouvez recourir à cette astuce si vous avez des données dans des colonnes qui devraient en temps normal figurer dans des rangées ou dans l’autre sens. Ainsi, vous devez simplement copier le bloc d’origine de la cellule et faire un clic droit sur la cellule de destination. Ensuite, il ne vous reste qu’à cliquer sur « Coller spécial » et transposer.
7- Gestion de plusieurs feuilles Excel sur un seul classeur
Comme vous le savez certainement, un document Excel peut comporter plusieurs onglets. Ici, les onglets sont appelés les feuilles et le classeur le document dans son ensemble. Pour ajouter d’autres onglets ou feuilles à votre classeur, il vous faut appuyer sur le bouton en bas à gauche de la fenêtre (MAJ+F11). Pour mieux vous retrouver sur votre classeur, vous devez nécessairement nommer vos feuilles afin de garder une bonne lisibilité. Une astuce consiste à faire un clic droit sur l’onglet si vous voulez personnaliser votre onglet en lui donnant une couleur particulière.
8- Déplacement en un clic des données de plusieurs cellules
Besoin de déplacer une colonne de données dans votre feuille de calcul ? Pour aller plus rapidement, il vous faut choisir la colonne et mettre votre pointeur sur le bord de ladite colonne. Quand le pointeur se transformera en flèches croisées, vous devez cliquer dessus et maintenir appuyer pour déplacer la colonne là où vous avez envie de la poser. Cependant, quand il s’agit de plusieurs données à déplacer, vous devez appuyer sur la touche « Ctrl » avant de déplacer ladite colonne. Ainsi, la nouvelle colonne créée fera une copie de toutes les données sélectionnées.
9- Création de graphique à partir des données Excel
Il est possible de créer un graphique depuis Excel. Certes, c’est une mission pas trop aisée, mais avec cette astuce, vous pouvez facilement le réaliser. Pour commencer, il faut que vous sélectionniez vos données et de choisir le type de graphique que vous voulez dans l’onglet « Insertion ». Cela vous donne également la possibilité de créer un graphique dans une cellule. On parle là de graphique Sparkline.
10- Cacher des données sur Excel
Vous n’avez pas envie que certaines données soient visibles sur votre feuille de calcul ? Vous voulez certainement les cacher des regards indiscrets. L’astuce qui consiste à sélectionner les données et à faire un clic droit pour choisir « Cacher » n’est pas la bonne, car cela est souvent visible quand vous avez peu de données sur la feuille de calcul. La meilleure manière de procéder pour cacher vos données est d’utiliser le format de cellule spéciale. Comment faire ?
Vous devez simplement choisir la zone ou les données que vous voulez masquer et faire un clic droit pour sélectionner « Format de cellule ». Ensuite, vous devez choisir « Personnalisée » et mettre votre curseur dans « Type ». Pour finir, vous devez taper le code « ;;; » sans les guillemets et appuyer sur « OK ». Voilà votre contenu devient invisible. Pour accéder après à ces données rendues invisibles, il vous faut aller dans la zone de prévisualisation à côté du bouton « Fonction ».