N’importe quel chef d’entreprise a aujourd’hui l’obligation de faciliter le travail collaboratif au sein de sa structure. Or le choix de la solution de messagerie professionnelle est l’une des clés d’une communication efficace. Il est donc indispensable d’opter pour une suite de messagerie non seulement facile d’utilisation, mais aussi et surtout performante. Mais qu’est-ce qu’une suite collaborative ? Quels sont les avantages d’une messagerie collaborative et quels sont les critères qui doivent vous guider dans votre choix ?
C’est quoi une suite collaborative ?
Par suite collaborative, on entend un ensemble de programmes (applications et logiciels) qu’un même service fournit et qui sont liés les uns aux autres. Plus précisément, une suite collaborative vise à rendre aisé le travail en équipe. Elle permet de partager facilement les informations en ligne et de gérer sans difficulté les projets. Un tel instrument met à disposition de ses utilisateurs des outils de communication à la fois innovants et d’une grande efficacité. En clair, c’est la productivité même du travail collaboratif qui s’en trouve améliorée.
Quels sont les avantages d’une messagerie collaborative ?
Les avantages d’une messagerie collaborative sont multiples. Tout d’abord, une messagerie collaborative permet une meilleure organisation du travail en équipe. La place prise par ce dernier dans les organisations s’est accrue au fil des ans. Alors que dans le même temps, les employés travaillent de plus en plus loin du bureau. Une solution de messagerie collaborative est donc nécessaire pour faciliter les échanges entre collaborateurs. Outre son service de messagerie électronique, elle offre d’autres outils annexes tout aussi utiles. À titre illustratif, l’organisation de réunions sera grandement facilitée par un calendrier partagé. En conséquence, l’efficacité des employés de votre entreprise augmentera du fait d’une gestion plus rigoureuse du temps.
Une messagerie collaborative facilite par ailleurs inévitablement le travail à distance. En raison d’une plus grande mobilité des employés, il est devenu impossible d’avoir uniquement recours à une boite électronique professionnelle classique. En effet, celle-ci ne permet que l’échange de mails. Il est désormais indispensable de disposer d’un instrument de messagerie plus complet afin de rassembler le plus d’informations possible (agenda, calendrier, contacts, données, fichiers, etc.). Cela ne pourra que favoriser le travail d’équipe. Grâce à un outil de travail collaboratif, vos employés pourront accéder à n’importe quel document, peu importe l’appareil dont ils se servent. Ils n’auront pas la moindre difficulté à s’envoyer des fichiers et des données.
Une messagerie collaborative est également nécessaire pour communiquer en temps réel. Sans communication, une entreprise est vouée à disparaitre. C’est la raison pour laquelle, il est indispensable de tout mettre en œuvre pour faciliter la communication en son sein. Des services ou fonctionnalités instantanés accompagnent bien souvent les outils de messagerie collaborative. De cette façon, les employés pourront discuter en temps réel en dépit de la distance qui les sépare. De plus, la totalité des échanges pourra faire l’objet d’une sauvegarde.
Une messagerie collaborative assure un partage rapide et facile des fichiers. Plus de boites mails saturées du fait d’une multitude de courriers alourdis par des pièces jointes. Un instrument de messagerie collaborative professionnel est bien souvent en lien avec un service de partage de fichiers et de données tel que SharePoint, Teams ou OneDrive. Une entreprise a donc tout intérêt à opter pour ce mode de partage sécurisé et auquel toute ou partie de ses employés peut accéder. Il leur sera également possible de partager des données ou des fichiers volumineux sans se soucier de leur poids parce que leur hébergement sera automatique.
Avec une messagerie collaborative, la disponibilité de la dernière version d’un document est toujours de mise. En effet, un dispositif de synchronisation permet aux utilisateurs d’avoir systématiquement accès à la version la plus récente des documents partagés.
Inutile de préciser que l’organisation de réunion est grandement facilitée par une messagerie collaborative. Les employés tout en étant éloignés les uns des autres peuvent travailler ensemble sur un même dossier. Les services de visio-conférence incorporés garantiront un gain de temps considérable.
Pour finir, il faut retenir qu’une messagerie collaborative est d’un grand secours dans la gestion des taches et leur attribution. Chaque collaborateur sera à même de s’occuper correctement des tâches qu’il lui revient d’accomplir.
Comment bien choisir un service de Messagerie et suite collaborative pour votre Entreprise ?
Il est essentiel de connaitre dès le départ les besoins et les usages des employés ainsi que le type de données échangées. De même, le niveau d’accompagnement voulu sur le long terme doit être pris en compte dans le choix d’in service de messagerie collaborative.
Pour faire le bon choix, vous devez donc tout d’abord considérer le niveau de sécurité offert par l’outil. Assurez-vous qu’il réponde aux besoins et usages des utilisateurs comme des administrateurs serveur. Il faut également qu’ils conviennent à la nature des données échangées ainsi qu’au niveau d’accompagnement que vous souhaitez sur la durée. Vous devez aussi tenir compte de la configuration du serveur. Il est important que la sécurité des données échangées via le service, de même que leur confidentialité soient garanties par l’administrateur. L’administration des comptes et des droits utilisateurs doit se faire en toute autonomie. Par ailleurs, des solutions anti-spams ou anti-phishing ou encore le chiffrement de données doivent pouvoir assurer un niveau de sécurité optimal du serveur.
Les deux autres critères majeurs à prendre en considération sont d’un côté le stockage et l’archivage des données et de l’autre, les diverses fonctionnalités et l’expérience utilisateur. Assurez-vous que le service pour lequel vous opterez puisse satisfaire à l’ensemble des besoins de stockage des utilisateurs. Notez à ce sujet qu’une solution avec stockage Cloud sécurisé offre davantage de possibilités de conservation et de partage. Enfin, les fonctionnalités de la solution ainsi que l’expérience utilisateur doivent pouvoir contribuer à accroitre la productivité des employés.
ZIMBRA : Service de Messagerie et Suite collaborative by IKOULA
En choisissant le service de messagerie collaborative ZIMBRA, vous vous mettrez à l’abri de toute perte de temps. L’outil met à votre portée tous les instruments qu’il vous faut. De plus, la gestion de vos comptes fera l’objet d’une centralisation sur une interface unique à laquelle vous pourrez accéder depuis votre compte client. Vous n’aurez par ailleurs aucune difficulté à consulter vos messages électroniques depuis le terminal de votre choix, tout comme depuis le client web. Une version optimisée pour écran tactile est même disponible, ce qui vous permettra de jouir pleinement de l’outil même loin de votre bureau. ZIMBRA dispose d’une large gamme de fonctionnalités et est une suite open source compatible aussi bien avec Mac que Windows et Linux.